نظر به این که تجارت ، معاملات بزرگ و کوچکی است که همیشه تاجر انجام می دهد. لذا برای تاجر همواره ضروری است که قیمت خرید اجناس خود را بداند تا در موقع فروش منافع خود را در نظر بگیرد و چون معاملات چه در موقع خرید و چه در موقع فروش ممکن است قسمتی نسیه باشد و یا مقداری از اجناس تحویل گرفته نشده باشد به طبع هر تاجری محتاج به یادداشت اعمال خودش است و این امر تازه ای نیست بلکه لازمه کار تجارت و از ابتدائی ترین ضروریات آن است . منتهی در اثر توسعه امور تجارت تجار مجبور بوده اند هر نوع معاملات خود را اعم از نقدو نسیه ، بدهی و بستان و هم چنین اجناس خود را هر یک در تحت عنوان مخصوصی یادداشت نمایند تا هر آ« معلوم باشد دارائی آنها در چه حدود بوده و قوه خریدشان تا چه اندازه است . به این جهت از خیلی پیش دفاتر تجارتی معمول بوده است.
امروزه فن دفتر داری در اثر احتیاج به قدری ترقی کرده که رشته به خصوصی برای این موضوع ایجاد شده ، مدارس و دانشگاه های متعدد تأسیس گردیده است . و تجار مجبورند که محاسبات خود را به طور دقیق ، مرتب و منظم داشته باشند. به این جهت شرکت های تجارتی و یا بازرگانانی که توسعه عملیات آنها زیاد است ناچار هستند که شعبه مستقلی به نام حسابداری دایر کنند که بعضی از آنها دارای کارمندان متعدد هستند که عموماً اطلاعات کاملی از فن حسابداری دارند.
قوانین مالیاتی نیز با توجه به دفاتر تجار ، درآمد آنها را تشخیص می دهد و مالیات متعلقه را تعیین می نماید.
قانون تجارت به جهت نظم امور تجارتی و برای حمایت از طبقه تجار ، آنها را مکلف به داشتن دفاتری نموده تا اولاً در موقع ورشکستگی و سایر امور ، جریان روشن باشد، ثانیاً به دفاتر تجارتی اعتبار مخصوصی داده که سندیت داشته باشد زیرا خاصیت تجارت و بردن منفعت اغلب منوط به سرعت کار می باشد و اگر هر تاجری مجبور باشد معاملات خود را در دفاتر اسناد رسمی و سایر مراجع قانونی ثبت نماید باعث رکود کار او خواهد بود . از این جهت ثبت معاملات و اوضاع تجارتی در دفاتر تجارتی به خودی خود سند محسوب شده است.
طبق ماده 6 قانون تجارت هر تاجری به استثناء کسبه جزء مکلف است 4 قسم دفتر داشته باشد:
دفتر روزنامه
دفتر کل
دفتر دارائی
دفتر کپیه
با ملاحظه ماده مزبور معلوم می شود کسبه جزء از الزام به داشتن دفاتر تجارتی معاف هستند زیرا حقاً کفاش یا خوارو بار فروش چون معاملاتشان جزئی است احتیاجی به داشتن این قبیل دفاتر نخواهند داشت.
چون قانون کسبه جزء را هم جزء تجار دانسته منتهی آنها را از تکالیفی که یکی از آنها داشتن دفاتر تجارتی است معاف دانسته و تفکیک کسبه جزء بسته به اوضاع و احوال روز بوده از این جهت قانون تجارت طبق ماده 19 اجازه داده که وزارت دادگستری به موجب مقررات آئین نامه آنها را تشخیص دهد و همانگونه که قبلاًگفته شد کسانی که فروش سالیانه آنها صدو بیست هزار ریال یا کمتر یاشد کسبه جز محسوب شده و لزوم تجدید نظر در تشخیص کسبه جز از تجار در وزارت دادگستری ضروری است.
پیشه وران نیز از داشتن دفتر تجارتی معاف اند . پیشه ور کسی است که شخصا یا به کمک افراد خانواده خود یا با کمک چند نفر شاگرد ، استفاده از حرفه دستی معینی را به قصد انتفاع ، شغل معمولی خود قرار دهد.
اولین مرحله حسابداری مرحله ثبت فعالیتهاست . در این مرحله ، اطلاعات مربوط به فعالیتهای مالی پس از تجزیه و تحلیل و تعین تاثیری که بر معادله حسابداریدارند
( تعیین حسابهای بدهکار و بستانکار ) و تنظیم سندهای مربوط در دفتری به نام دفتر روزنامه یا همان دفتر ثبت اولیه به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می گردند .
باید به این نکته توجه کرد که ثبتی که در دفتر روزنامه انجام می شود ، ثبت دو طرفه نامیده می شود زیرا که هر دو طرف فعالیت مالی مورد توجه قرار می گیرد .بنابراین همواره توازنی بین حسابها برقرار می باشد . قبل از پیدایش ثبت دو طرفه ثبت یکطرفه یا دفترداری ساده (دفترداری یکطرفه ) معمول بود ؛ که در آن یک طرف هر فعالیت مالی مورد توجه قرار می گرفت . چنین سیستمی برای موسسات بزرگ امروزی به هیچ وجه قابل استفاده نیست زیرا به علت عدم ثبت کامل یک فعالیت مالی ، کنترل صحت عملیات انجام شده غیر ممکن می باشد . همچنین امکان تهیه صورتها و گزارشهای مالی درست و قابل استفاده وجود ندارد .
موسسات مختلف با توجه به نوع و حجم کار ، دفاتر روزنامه متعددی را مورد استفاده قرار می دهند . به طور کلی می توان دفاتر روزنامه را به دو گروه تقسیم نمود :
دفاتر روزنامه عمومی
ساده ترین و متداولترین نوع دفتر روزنامه ، دفتریست که آن را دفتر روزنامه عمومی یا دفتر روزنامه دو ستونی می نامند . این دفتر دارای دو ستون برای مبالغ بدهکار و بستانکارمی باشد و برای انجام ثبت معاملات در تجارتخانه ها و موسسات کوچک کفایت می کند . البته با توجه به نوع کار وحجم فعالیتهای موسسات مختلف و به منظور کم کردن میزان کار دفترداری ، می توان ستونهای دیگری نیز به دفتر روزنامه دوستونی اضافه کرد .
دفاتر روزنامه اختصاصی
این دسته از دفاتر بیشتر در موسسات بزرگ که تعداد معاملات تکراری آنها بسیار زیاد است مورد استفاده قرار می گیرد . معمولا حدود هشتاد تا نود درصد کلیه فعالیتهای مالی این قبیل موسسات را می توان به چهار گروه تقسیم و هر گروه را در دفتر روزنامه خاصی ثبت کرد .
دفتر روزنامه ترکیبی : این دفتر ترکیبی از دفتر دفاتر روزنامه اختصاصی و عمومی است.
دفتر روزنامه ترکیبی:
در برخی از موسسات تجاری و خدماتی و موسسات غیر انتفاعی که فقط چند نوع رویداد مالی به تکرار زیادی واقع شده و رویدادهای مالی از تنوع فراوان برخوردار نیست ، از دفتر روزنامه ترکیبی ( دفتر روزنامه عمومی ترکیبی ) برای ثبت رویدادهای مالی استفاده می شود .
این نوع دفتر روزنامه همانطوری که از نام آن پیداست ، ترکیبی از دفتر روزنامه عمومی و دفتر روزنامه اختصاصی است . دفتر روزنامه ترکیبی ، دفتر روزنامه ای است که تمام رویدادهای مالی نقد ونسیه ( رویدادهای مالی برون سازمانی ) و عملیات اصلاح وبستن حسابها ( رویدادهای مالی درون سازمانی ) در آن ثبت می گردد .
در طراحی این نوع دفتر روزنامه ، برای ثبت رویدادهای مالی که به تکرار زیادی واقع می گردد ستون خاصی در نظر گرفته شده و گذشته از آن دو ستون به صورت بدهکار و بستانکار ، برای سایر حسابها اختصاص داده می شود .
هرچند دفتر روزنامه ترکیبی را می توان با ستونهای زیاد و به اشکال مختلف طراحی نموده و به عنوان اجزاء پردازش داده ها در سیستم حسابداری به کار برد ، ولی نکته ای که در طراحی این نوع دفتر روزنامه می بایستی در نظر گرفت ، آن است که تعداد ستونها و بزرگی صفحات دفتر روزنامه ترکیبی ، کار ثبت رویدادهای مالی را مشکل نموده و احتمال اشتباه ثبت را افزایش خواهد داد و به علت تعدد ستونهای دفتر روزنامه ترکیبی ، احتمال وقوع اشتباه ثبت رویدادهای مالی بیش از دفتر روزنامه عمومی و اختصاصی است . با توجه به این نکته ، در طراحی این نوع دفتر روزنامه بایستی کوشش شود که تعداد ستونها حداقل ممکن باشد .
از این نوع دفاتر روزنامه می توان به دفتر روزنامه ترکیبی فروش و دریافتهای نقدی و دفترروزنامه خرید و پرداختهای نقدی اشاره کرد .
دفتر روزنامه اختصاصی
در سیستم حسابداری دستی موسسات بزرگ ، هر رویداد مالی یا در دفتر روزنامه عمومی و یا در یک دفتر روزنامه اختصاصی که برای ثبت و پردازش در سیستم عامل نوع خاصی از رویدادهای مالی پیش بینی شده است ، ثبت می گردند . برای رویدادهای مالی تکراری و شبیه به هم می توان از یک دفتر روزنامه اختصاصی استفاده نمود .
استفاده از دفتر اختصاصی جداگانه برای ثبت برخی از رویدادهای مالی در موسسات بزرگ دلایل مختلفی دارد . تسریع در ثبت بخشی از رویدادهای مالی خاص در دفتر روزنامه اختصاصی و میزان زمان صرفه جویی شده برای نقل به حسابهای معین و دفتر کل از علل عمده استفاده از دفتر روزنامه اختصاصی است ، علاوه بر آن می توان با استفاده از دفاتر روزنامه اختصاصی متعدد کار ثبت در دفتر روزنامه را بین چند حسابدار که به طور همزمان دفاتر روزنامه اختصاصی مربوطه را ثبت می نمایند ، تقسیم نمود .
اکثر رویدادهای مالی که در موسسات بزرگ به تعداد زیادی واقع می شوند ، شامل چهار نوع رویداد مالی زیر است که برای ثبت هریک از آنها دفتر روزنامه اختصاصی مورد نیاز است . رویدادهای مالی مذکور عبارتند از : فروش نسیه ، خرید نسیه ، دریافتهای نقدی ، پرداختهای نقدی .
با توجه به تقسیم بندی رویدادهای مالی به رویدادهای چهارگانه فوق چهار نوع دفتر روزنامه اختصاصی به وجود می آید که عبارتند از :
دفتر روزنامه فروش : در اغلب موسسات ، صورتحسابهای فروش ( فاکتورهای فروش ) در چندین نسخه صادر می شود . اطلاعات منعکس در صورتحسابهای فروش معمولا شامل : تاریخ فروش ، شماره سریال صورتحساب فروش ، نام خریدار ، مبلغ فروش و شرایط پرداخت می باشد . اداره یا واحد فروش موسسه ، یک نسخه از صورتحساب فروش را به واحد حسابداری موسسه ارسال می نماید . نسخه صورتحساب فروش نسیه واصل شده به حسابداری ، مبنای ثبت در دفتر روزنامه اختصاصی فروش است .
دفتر روزنامه خرید : کلیه رویدادهای مالی مربوط به خرید نسیه کالا در دفتر روزنامه خرید ثبت می گردد. در صورتی که کالا به صورت نقدی خریداری شود ، در دفتر روزنامه پرداختهای نقدی ثبت می گردد. همچنین باید توجه داشت که خرید داراییهایی مانند اثاثه اداری به صورت نسیه در دفتر روزنامه عمومی و در صورت خرید آن به طور نقدی در دفتر پرداختهای نقدی ثبت خواهد شد .
دفتر روزنامه دریافتهای نقدی : کلیه رویدادهای مالی که نقدا وصول می شوند ، در دفتر روزنامه دریافتهای نقدی ثبت می گردند . به عنوان مثال ، کلیه فروشهای نقدی کالا در این دفتر روزنامه ثبت می شوند . در پایان روز ، جمع فروشهای نقدی انجام شده به بستانکار حساب فروش در دفتر کل منتقل می گردد .
دفتر روزنامه پرداختهای نقدی : یکی دیگر از انواع متعدد دفاتر روزنامه اختصاصی که از اجزا پردازش در سیستم عامل داده ها در سیستمهای حسابداری موسسات بزرگ می باشد ، دفتر روزنامه پرداختهای نقدی است . کلیه رویدادهای مالی که به صورت نقدی پرداخت می گردند در این دفتر روزنامه اختصاصی ثبت می شوند. پرداختهای نقدی بابت هزینه های عملیاتی ، خریدهای نقدی کالا و پرداختهای نقدی به بستانکاران از جمله این رویدادهای مالی می باشد .
رویداد مالی
معاملات و عملیات مالی شامل انواع رویدادهای مالی است که موجب تغییر در دارایی ، بدهی و سرمایه می گردد .
معاملاتی که بین موسسه با موسسات و اشخاص خارج از موسسه انجام می شود ، رویدادهای مالی برون سازمانی نامیده می شود . این رویدادها از اسناد و مدارکی از قبیل صورتحسابهای خرید و فروش ، رسیدهای دریافت و پرداخت نقدی و ... استخراج و در دفاتر ثبت و سپس پردازش می گردند .
گروه دیگری از رویدادهای مالی که ناشی از عملیات داخلی در موسسه است ، رویدادهای مالی درون سازمانی نام دارد . این رویدادها ، در اسناد داخلی موسسه منعکس می شود ، مثل مدارک مربوط به اصلاح حسابها که در دفاتر ثبت و سپس پردازش می شوند .
سیستم
مفهوم سیستم که در بیان عامیانه مترادف با واژه های روش و شیوه یا متد به کار رفته است با تعاریف متعددی ارائه شده که هریک از نقطه نظر خاصی به تعریف سیستم پرداخته اند . برای دستیابی به تعریف کامل و جامعی از سیستم ، ابتدا برخی از تعاریف که توسط صاحب نظران بیان شده مرور می شود ، سپس با در نظر گرفتن مفاهیم حاصل از این تعاریف ، تعریفی از سیستم که برای بیان تعریف سیستم حسابداری کاربرد کاملتری داشته باشد ، عرضه می گردد .
سیستم را می توان به عنوان مجموعه ای از عناصر که با هم روابط متقابل دارند ، تعریف کرد .
سیستم در معنای تمام آن عبارتست از یک مجموعه « فیزیکی یا تصوری ) که از اجزا به هم وابسته تشکیل شده است ، وابستگی اجزا به هم پیوسته رفتار و حرکت سیستم را تعیین می کند .
سیستم عبارتست از گروهی از عناصر فیزیکی یا غیر فیزیکی که یک مجموعه به هم پیوسته و وابسته را تشکیل می دهند که برای نیل به یک یا چند هدف به هم وابسته اند .
سیستم مجموعه ای از اجزا به هم وابسته است که آن اجزا در راه نیل به هدفهای معین با هم هماهنگی دارند .
در تعریف اول ، به مجموعه ای از عناصر و روابط متقابل آنها اشاره شد ، در تعریف دوم از پیوستگی و وابستگی تعدادی از عناصر و اجزا یاد شده و هدف از تشکل اجزا مورد توجه قرار نگرفته است ، در تعریف سوم ، بر هدف و منظور سیستمها تاکید گردیده ، در تعریف چهارم اجزا سیستمها و هماهنگی بین آنها و هدفهای سیستم مورد نظر واقع شده است .
از چهار تعریف بیان شده که در بر گیرنده کلیه خصوصیات سیستم می باشد می توان به تعریف جامع و کاملی از سیستم دست یافت :
سیستم عبارتست از مجموعه ای از اجزا به هم پیوسته که در راه نیل به یک یا چند هدف معین به هم وابسته اند ، به ترتیبی که ، هرگاه یک یا چند دادهوارد آن می شوند ، یک یا چندین ستاده از آن خارج می گردند .
دفتر کل عبارتست از دفتری که حسابها پس از طبقه بندی ، به طور جداگانه در آن نگهداری می شوند . این حسابها ممکن است به صورت صفحات یک دفتر و یا به صورت کارتها و اوراق آزاد باشد . البته طبق قانون تجارت ایران ، استفاده از کارت به عنوان دفتر کل ، مجاز نیست .
متداولترین فرم حسابهای دفتر کل ، در حقیقت همان فرم تی ( T ) است که هریک از طرفین آن به چند ستون تقسیم شده است و از چند قسمت اصلی به شرح زیر تقسیم می شود:
عنوان حساب : در بالای صفحات و یا کارتهای مربوط به هر حساب ، نام و شماره حساب مذکور نوشته می شود .
ستون تاریخ : در این ستون تاریخ ثبت شده در دفتر روزنامه که همان تاریخ وقوع معاملات است ، نوشته می شود و نه تاریخ نقل اعداد از دفتر روزنامه به دفتر کل . این ستون نیز مانند ستون تاریخ دفتر روزنامه ، به دو ستون جداگانه برای تاریخ روز و تاریخ ماه تقسیم می شود . تاریخ سال در زیر کلمه تاریخ و تاریخ ماه را باید فقط در نخستین سطر هر صفحه و یا آغاز ماه جدید و تاریخ روز را برای کلیه اقلام تکرار کرد .
ستون شرح : معمولا در این قسمت شرح مختصری از معاملات نوشته می شود . البته بعضی از حسابداران فقط به نوشتن عبارت " به شرح دفتر روزنامه " اکتفا می کنند .
ستون عطف : در این ستون شماره صفحه دفتر روزنامه در مقابل هریک از اقلام نقل شده ثبت می گردد.
ستون مبلغ : در این فرم ، دو ستون مبلغ یکی برای مبالغ بدهکار در سمت راست و دیگری برای مبالغ بستانکار در سمت چپ وجود دارد .
باید توجه داشت که نقل اعداد از دفتر روزنامه به حسابهای مربوط در دفتر کل به منظور طبقه بندی فعالیتهای مالی می باشد .
منظور از فعالیتهای مالی آنگونه فعالیتهائیست که به طریقی موجب تغییراتی در دارایی ، بدهی و یا سرمایه یک شخص یا موسسه گردد . فعالیتهای مالی هر موسسه که در واقع مبادلات تجاری می باشند ، اساس و مبنای عملیات حسابداری آن موسسه محسوب می شود .
فعالیتهای مالی انجام شده ، توسط یک موسسه اقتصادی در طی یک دوره مالی ، در دفاتر خاصی ( دفتر معین ، دفتر روزنامه ، دفتر کل ) به ثبت می رسند . در پایان هر دوره مالی با استفاده از مانده حسابها صورتهای مالی تهیه می گردند که منعکس کننده داراییها ، بدهیها ، درآمدهای کسب شده و هزینه های پرداخت شده موسسه مورد نظر باشند .
فعالیتهای مالی انجام شده توسط یک موسسه یا واحد اقتصادی به دو دسته تقسیم می شوند :
فعالیتهای مالی بیرونی : فعالیتهای مالی بیرونی همان فعالیتهایی هستند که بین موسسه مورد نظر و سایر موسسات انجام پذیرند مانند قراردادی که برای بیمه ساختمان با یک شرکت بیمه منعقد می گردد .
فعالیتهای مالی درونی : فعالیتهای مالی درونی آن دسته از فعالیتهای مالی هستند که به منظور تعدیل مانده بعضی از حسابها و به دست آوردن مانده واقعی آنها در دفاتر موسسه انجام می پذیرند مانند تعدیل مانده حساب پیش پرداخت بیمه ساختمان در پایان دوره مالی .
دفتر دارائی
تاجر باید در انتهای هر سال بداند که دارائی او تا چه اندازه است و در جریان سال گذشته چه مقدار سود یا زیان داشته از این جهت ناچار است بیلان حساب تجارتی خود را داشته باشد. بنابراین قانون تجارت تنظیم دفتر دارائی را تا 15 فروردین هر سال نسبت به سال قبل الزامی دانسته است.
دفتر دارائی استخراج از دفتر کل است و در آن کلیه دارائی تاجر اعم از منقول و غیر منقول و مطالبات و دیون و وجه نقد اعم از این که در صندوق موجد باشد یا در بانک ها ، ثبت می شود. فرقی که این دفتر با سایر دفاتر دارد این است که تاجر باید ذیل آن را امضاء نماید و در حقیقت صحت مفاد آن را تصدیق کند و علت آن هم این است که چون از دفاتر مختلف استخراج می شود صحت انتقال و مطابقت آن باید با استحضار تاجر باشد.
الزام به نگاه داری دفتری به نام دارائی بی فایده و در نظر اول ممکن است موجب اتلاف وقت باشد ، زیرا عملا تجار از دفتر کل استفاده می نمایند و همه ساله به نام تراز نامه از دفتر کل استخراج می نمایند که دارائی و سود و زیان تجارت خانه در آن قید شده است. ولی با در نظر گرفتن این که مقصود قانون گذار این است که بیلان عملیات و حتی ترازنامه همه ساله تاجر در دسترس بوده و با نظر اجمالی در مواقع لازم بتوان وضعیت تجارتی او را تشخیص داد ، لزوم آن معلوم می شود.
طبق ماده 1 قانون تجارت تاجر کسی است که شغل معمولی خود را معاملات تجاری قرار دهد و چون معاملات تجارتی عرفا خرید و فروش به قصد انتفاع است بنابر این کلیه اشخاصی که مبادرت به خرید و فروش یا اجاره اموال منقول می نمایند تاجر شناخته می شوند.
فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 20 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
دانلود مقاله دفاتر خدماتی تجار